Nachdem ich 2005 für den Verein einen neuen Mailserver gebaut habe sind fast 20 Jahre vergangen. In der Zeit hat er alle ein bis zwei Jahre ein Betriebssystem-Upgrade bekommen, die Hardware wurde virtualisiert und die Maschine ist von Lohr nach Würzburg und weiter nach Frankfurt umgezogen. Alles in allem ist der Dienst sehr stabil gelaufen, hat zum Teil 100.000 Spam-Mails pro Tag abgewehrt und hatte 2006 zuletzt eine Mail wirklich verloren.

Aber nachdem das letzte Upgrade im November fehlgeschlagen ist, und die nächtlichen Reparaturversuche letztlich scheiterten, hatte ich mich entschlossen, den Server komplett neu aufzubauen. Dabei ergeben sich beim Mail-Handling mehrere Änderungen, die ich über die Jahre auch von Mitgliedern gespiegelt bekommen habe:

• Die Spam-Erkennung kannte bisher nur entweder „Mail zustellen“ oder „Mail ablehnen“. Aber manchmal wurde eine Mail zu viel abgelehnt und es war dann immer eine Rennerei, diese Mails erneut beim Absender anzufordern. Zukünftig werden nur noch technisch falsche Mails abgelehnt. Inhaltlich als Spam erkannte Mails werden zukünftig nicht mehr abgelehnt sondern in den Ordner „Spam“ zugestellt.
• Aus den Ordnern Trash (Papierkorb) und Spam (bzw. Junk) werden zukünftig Mails älter als 4 Wochen automatisch gelöscht, damit die Postfächer nicht überlaufen.
• Der Spam-Filter lernt zukünftig genauer, was jedes Mitglied als Spam empfindet und was nicht. Dazu beobachtet der Mailserver, was ihr manuell in den Spam-Ordner schiebt („aha, das ist also Spam, den ich nicht erkannt habe“) oder was ihr manuell aus dem Spam-Ordner heraus schiebt in einen Anderen Ordner („aha, das ist also kein Spam, den habe ich wohl falsch erkannt“). Dadurch wird die Spamerkennung hoffentlich noch deutlich treffsicherer werden.

Hinweis:

• Ich bin bereits dabei, den Spam-Filter zu trainieren. Aber in der ersten Zeit wird vermutlich viel Spam nicht erkannt oder fälschlich erkannt werden. Ich werde die Weihnachtsferien nutzen, um im laufenden Betrieb Finetuning zu betreiben, sodass wir dann im neuen Jahr einen noch besseren Dienst genießen können.

Achtung:

• Mitglieder, die ihre Mails per POP3 abrufen sollten wissen, dass es im Hintergrund noch einen Spam-Ordner gibt, in dem möglicherweise wichtige Mails schlummern könnten. Man sollte sich also sinnvollerweise in der ersten Zeit regelmäßig zum Beispiel mit unserem Webmailer einloggen und schauen, ob wichtige Mails im Spam gelandet sind. Es ist wichtig, diese Mails aus dem Spam-Ordner heraus zu schieben, damit unser Filter lernen kann (s.o.)!
• Selbst erstellte Filterregeln sollten zwar nach wie vor funktionieren, aber ich rate trotzdem, diese Regeln im Webmailer zu prüfen. Insbesondere Regeln zum verschieben von Spam müssen ggf. angepasst werden bzw. stehen im Konflikt zur globalen Regel, dass erkannter Spam nach INBOX/Spam verschoben werden soll (s.o.)

Sollten Probleme auftreten und ihr keine Mails schreiben können, testet zunächst, ob es im Webmailer funktioniert. Wenn es dort geht, liegt es an eurem Mailprogramm. BEi Problemen könnt ihr gerne das Kontakt-Formular verwenden. Ich werde nach der Umstellung als erstes prüfen, dass das noch wie gewünscht funktioniert.

Viele Grüße, Christoph